Elektronické schvalování faktur lze nastavit ze třech různých míst:
- Faktury přijaté - tlačítko "Schvalování" nebo v řádku konkrétní faktury ve sloupci "Akce"
Kliknutím na tato tlačítka se otevře okno pro nastavení schvalování.
- Objednávky - tlačítko "Schvalování faktur"
Kliknutím na toto tlačítko se otevře okno se seznamem faktur, které vstoupily do schvalovacího procesu.
- Likvidace objednávky - tlačítko "Schvalování faktur"
Kliknutím na toto tlačítko "Schvalování faktur" se otevře okno se seznamem faktur, které vstoupily do schvalovacího procesu. Klinutím na šipky u položky "faktura" se otevře okno pro nastavení schvalování.
- Likvidace objednávek do knihovny
Postup nastavení schvalování
Vybereme fakturu v seznamu přijatých faktur nebo při likvidaci objednávky a klikneme na schvalovací tlačítko (viz výše). Otevře se následující okno:
Jestliže na fakturu byla objednávka, cena je automaticky rozdělena na jednotlivé položky a granty, ze kterých je placená. Po kliknutí na "odeslat ke schválení, se faktura odešle všem řešitelům/vedoucím odd. jako požadavek ke schválení do Albíny.
Po odeslání se změní stav na "Ke schválení".
Pokud je potřeba, aby fakturu schválil i někdo jiný, nebo na fakturu není objednávka a není nastaven grant, můžeme tyto údaje doplnit:
- Popis - zde lze napsat poznámku (např. zkontrolujte celkovou cenu), popsat položku
- Částka - jakou částku přidaná osoba schvaluje (zda celkovou fakturu nebo jen určitou položku)
- Zdroj financování - lze přidat grant ze kterého bude položka placena (automaticky bude schvalovat řešitel/vedoucí)
- Zaměstnanec - přidání zaměstnance, který kromě řešitele/vedoucího grantu má fakturu také schválit
Přehled stavu odeslaných faktur ke schválení
Seznam faktur odeslaných ke schválení otevřeme stisknutím tlačítka "Schvalování faktur" v objednávkách, likvidaci objednávek nebo pokud nastavujeme odeslání ke schválení, tak je na vedlejší záložce (viz níže).
Tabulka zobrazuje aktuální stav (neschváleno, schváleno, uloženo, ukončeno), číslo faktury, rok, dodavatele, kdo odeslal ke schválení, kdo ze schvalovatelů ještě neschválil (jakmile zaměstnanec fakturu schválí, tak zmizí jeho jméno ve sloupci "Zbývá k vyjádření"), komentáře schvalovatelů.
Různé stavy faktury:
- Neschváleno - faktura je odeslaná ke schválení
V této fázi lze kliknout na "Neschváleno" a faktura se nám vrátí (tzn. změní stav na "Uloženo" a tím zmizí schvalovatelům v Albíně požadavek ke schválení).
- Uloženo - schvalovací proces lze upravit (např. přidat dalšího schvalovatele) a znovu odeslat ke schválení
Kliknutím na "Uloženo" se okno přepne do okna Odeslání, kde je možné upravit schvalovatele a znovu odeslat.
- Schváleno - fakturu schválili všichni schvalovatelé
V této fázi lze kliknout na "Schváleno" a zobrazí se schvalovací kód, který se napíše na fakturu do pole pro podpisy schvalovatelů. Tento kód se automaticky zobrazí i v detailu schválené faktury a v oběhu dokumentů.
Po kliknutí na "Uzavřít" se změní stav faktury na "Ukončeno". Do přenačtení seznamu faktur ke schválení bude řádek stále zobrazen se stravem "Ukončeno". Po zavření a otevření okna, nebo po přenačtení požadavků ze seznamu zmizí.
- Ukončeno - do stavu "Ukončeno" se faktura dostane kliknutím na "Uzavřít" u kódu schválené faktury.
Ukončené faktury automaticky zmizí z Přehledu faktur v procesu, ale lze je zobrazit zakliknutím na "Včetně uzavřených".
