OBSAH
- Úvod
- 1. Vytvoření návrhu na zahraniční pracovní cestu
- 2. Podání návrhu na tuzemskou pracovní cestu
- 3. Smazání nebo kopie návrhu na tuzemskou pracovní cestu
Úvod
Na úplném začátku bychom rádi upozornili na specifickou terminologii, kterou jsme byli nuceni akceptovat vzhledem k požadavkům dodavatele systému OKbase. Abychom předešli nedorozuměním, uvádíme důležitá vysvětlení následujících pojmů:
- Zpráva – v tomto návodu je pojem „zpráva“ chápán jako vyúčtování.
- Zakázka – v kontextu tohoto návodu se „zakázkou“ označuje zdroj financování.
- Směna od/do = pracovní směna zaměstnance. V části "Specifikace cesty" upravte podle Vaší směny, která je uvedena v OKbase v části "Evidence docházky".
Pokud se ze služební cesty vrátíte dříve než je konec Vaší pracovní doby uvedený v OKbase, je nutné, abyste si v docházce doplnili chybějící hodiny jako odpracované.
Př.: Vaše pracovní doba v OKbase je do 16:00 hod a z pracovní cesty se vrátíte ve 14:30 hod. Doba od 14:30 do 16:00 hod. se v docházce zobrazí jako neodpracovaná. Je nutné si v docházce tuto dobu nastavit jako přítomnost v práci.
Pozn.: Toto se neřeší na začátku pracovní cesty. (Pokud začátek pracovní doby máte stanoven od 7:30 hod a na pracovní cestu odjíždíte v 9:00 hod, tak se doba od 7:30 do 9:00 v docházce automaticky doplní jako odpracovaná.)
Postup doplnění chybějících hodin v docházce (příklad, kdy pracovní cesta (19. 5.-21. 5. 2025) byla ukončena ve 14:00 a směna zaměstnance končí v 16:00):
- označte si den, ve kterém chybí odpracované hodiny po ukončení pracovní cesty (21. 5. 2025)
- v pravé části klikněte na tlačítko "+Nový", zadejte čas 14:00, vyberte "Příchod do práce" a uložte
- znovu klikněte na "+Nový", zadejte čas konce směny 16:00, vyberte "Obecný konec" a uložte.
- chybějící 2 hodiny se tímto automaticky označí jako odpracované (místo 6 h bude odpracováno 8 h)
- Bez práce - Aby se doba pracovní cesty rovnala pracovní době zaměstnance, je nutné ve zprávě v části "Průběh" zaškrtnout pole "Bez práce".
- Osobní auto - pokud na pracovní cestě použijete vlastní nebo služební auto, v návrhu cesty v části "Základní informace" vyberete jako dopravní prostředek "auto služební" nebo "auto vlastní". "Osobní auto", které je v rozbalovátku na výběr, nelze v tomto případě použít, protože by nedošlo k případnému vyúčtování náhrad.
Dále bychom chtěli upozornit, že v rolovacích menu jsou vždy obsaženy všechny dostupné možnosti a žadatel by proto měl pečlivě vybírat variantu, která nejlépe odpovídá konkrétnímu typu cesty.
Jakmile je Váš návrh na pracovní cestu schválen, přenese se tato cesta do Vaší docházky automaticky. Již tedy není nutné žádat v OKbase o služební cestu (vznikla by tím duplicita).
V docházce se u schválené cesty objeví žlutý výstražný trojúhelník, který pouze oznamuje, že cesta byla schválena v OKbase v části cesty a ne v docházce (což je v pořádku). Toto varování ignorujte, nemá vliv na uzavření docházky.
1. Vytvoření návrhu na zahraniční pracovní cestu
V části "Návrhy" se zobrazuje seznam všech vytvořených návrhů na pracovní cesty. Nový návrh lze vytvořit pomocí tlačítka 
.
Zobrazí se formulář "Návrh na zahraniční pracovní cestu", kde vyplníte jednotlivá pole (žlutě podbarvená pole jsou povinná).
1.1. Popis jednotlivých polí
- Číslo cesty
Jde o samostatnou číselnou řadu, která se automaticky doplňuje.
Účastník
| Jméno | jméno žadatele podle přihlášené osoby | (automaticky vyplněno) Jiného účastníka pracovní cesty lze vybrat pomocí rozbalovacího menu. |
| Adresa | trvalé bydliště žadatele | (automaticky vyplněno) |
| PPV | pracovní pozice žadatele v ÚOCHB | (automaticky vyplněno) Lze vybrat odpovídající PPV, pokud má zaměstnanec více PPV. |
| Místo výkonu práce | místo výkonu práce v ÚOCHB | (automaticky vyplněno) |
| Spolucestující | lze vybrat spolucestujícího nebo i více spolucestujících. | (výběr z rozbalovacího menu) |
Základní údaje
| Datum od | datum začátku pracovní cesty | přesný čas lze vyplnit až ve zprávě z cesty |
| Datum do | datum konce pracovní cesty | přesný čas lze vyplnit až ve zprávě z cesty |
| Typ cesty | Konference* Workshop Spolupráce na tuzemském pracovišti Zvaná přenáška Obhajoba | (výběr z rozbalovacího menu) |
| Místo začátku/Konce | místo začátku a konce pracovní cesty | místo konce cesty se automaticky vyplní podle začátku cesty, lze přepsat |
| Místo jednání | ||
| Země | (výběr z rozbalovacího menu) | |
| Dopravní prostředek | -bez dopravy- Spolujezdec Letadlo Vlak Autobus Auto služební Auto vlastní** Motocykl služební Motocykl vlastní** MHD Taxi Auto z půjčovny Vlastní - placeno obvyklou náhradou | (výběr z rozbalovacího menu) |
| Dopravní prostředky v místě cesty | -bez dopravy- Spolujezdec Letadlo Vlak Autobus Auto služební Auto vlastní** Motocykl služební Motocykl vlastní** MHD Taxi Auto z půjčovny Vlastní - placeno obvyklou náhradou | (výběr z rozbalovacího menu - lze vybrat více položek) |
*Pokud bude v "Typu cesty" vybrána Konference lze doplnit v sekci "Údaje ke konferenci":
| Aktivní účast na konferenci | zaškrtněte pokud se jedná o aktivní účast | (zaškrtávací pole) |
| Abstrakt + Titulní stránka konference | vložte abstrakt a titulní stránku konference jako přílohu |  |
| URL konference | vyplňte odkaz na konferenci |
** Pokud bude použito na pracovní cestě "Auto vlastní" nebo "Motocykl vlastní" je nutné vyplnit informace o vozidle (SPZ, Typ vozidla, Druh pohonné hmoty, Spotřeba na 100 km).
A doplnit ID požadavku z Albíny "Soukromé vozidlo pracovní cesta".
- Specifikace cesty
| Směna od/do | pracovní směna žadatele - upravte začátek směny podle Vašeho nastavení v OKbase | konec směny se spočítá automaticky podle úvazku žadatele |
| Účel cesty | ||
| Zakázka | vyberte číslo zakázky/grantu, ze kterého bude cesta financována (pokud bude financována z více zakázek, zvolte 1 z nich a další specifikujte v části "Další údaje") | (výběr z rozbalovacího menu) |
| Referentka | pokud znáte jméno referentky, která má Vaší cestu na starosti, vyplňte jej | (výběr z rozbalovacího menu) |
| Poznámka | ||
| Příloha | pomocí ikony lze nahrát soubor |
Další údaje
| Způsob financování | Financovat z VEJ Financovat z uvedeného zdroje financování Kombinace VEJ+zdroj financování | (výběr z rozbalovacího menu) |
| Upřesnění rozdělení nákladů na zdroje financování | Upřesněte rozdělení nákladů na jednotlivé zdroje financování | |
| Výše kapesného (0-40%) | Výši kapesného určete po dohodě s vedoucím pracovníkem. | (max. 40 %) |
| Trasa cesty | popis trasy |
Průběh
V této části se automaticky vygeneruje jeden řádek pro celé trvání cesty. Průběh cesty může být buď jako spojitý interval, nebo lze vygenerovat průběhy pro každý den plánu, a to pomocí tlačítka Generovat pro každý den.
Přerušení cesty (např. z důvodu dovolené):
- vygenerujte průběh cesty pro každý den
- zaškrtněte dny, ve kterých cestu přerušujete (ve sloupci Přerušení)
- do poznámky napište důvod přerušení
(přesné časy přerušení cesty budou doplněny ve Zprávě z tuzemské cesty")
Další možností je vytvořit průběh cesty dle potřeb tlačítkem +Nový. Případně lze zadat přerušení pracovní cesty zakliknutím pole ve sloupci "Přerušení“.
Zadaný řádek lze upravit pomocí ikony 
, případně smazat pomocí ikony 
.
Stravování
V této části lze zakliknutím pole zvolit, zda byla poskytnuta strava a v jakém rozsahu (snídaně, oběd, večeře), což má dopad na výpočet stravného a jeho krácení. Pokud je zadaný průběh jedním záznamem pro více dnů, počítá se údaj o zajištěném stravování pro všechny dny průběhu.
Zálohy
1.2. Uložení návrhu cesty
Návrh na pracovní cestu uložíte pomocí tlačítka Uložit. 
Nově vytvořená pracovní cesta se zobrazuje se stavem „Rozpracováno“.
2. Podání návrhu na tuzemskou pracovní cestu
Pro podání návrhu konkrétní pracovní cesty lze v detailu použít tlačítko "Navrhnout ke schválení".
3. Smazání nebo kopie návrhu na tuzemskou pracovní cestu
Pro další práci s pracovní cestou označíte konkrétní záznam a použijete tlačítko Editovat nebo kliknete na číslo cesty konkrétního záznamu. Případné smazání návrhu lze provést pomocí tlačítka Smazat. Ze zadaného návrhu lze vytvořit kopii, a to pomocí ikony Vytvořit kopii.
